Assistant administratif / Assistante administrative

Sous la responsabilité du Directeur, vos principales missions seront : Accueil et secrétariat Prendre en charge l'accueil téléphonique, l'accueil sur le site et l'orientation des personnes. Réceptionner les candidatures des salariés en insertion, inviter les candidats aux sessions de recrutement et, lors de celles-ci, collecter les documents nécessaires à la constitution de leur dossier. Assurer le secrétariat administratif : gestion du courrier, rédaction de correspondances, mise à jour et classement des dossiers. Rédiger les comptes rendus de réunion. S'assurer de la bonne transmission des informations du planning aux encadrants et salariés en insertion. Suivi administratif des salariés Constituer le dossier administratif et informatique pour chaque entrant dans la structure et transmettrez les documents aux différents interlocuteurs internes (dossiers, contrats.) et externes (DPAE, agréments, etc.). Effectuer les démarches d'embauche pour chaque entrant (inscription au registre du personnel, demande de visite médicale, DPAE.) et assurer leur suivi (bilans de santé effectués, inscriptions à la mutuelle, mise à jour ASP Sub.). Editer les avenants de renouvellement de contrat. Collecter mensuellement les informations relatives à la paye des salariés et les transmettre au service Paye en mettant à jour les logiciels et tableaux de suivi : RTT, Congés Payés, récupérations, absences, arrêts maladies, accidents du travail, demandes d'acompte, justificatifs de transport, régularisations. Mettre sous plis les bulletins de paie et s'assurer de la bonne distribution. Aider l'équipe sociale dans les démarches administratives simples des salariés en insertion (déclaration Pôle Emploi et CAF, copies, prises de rendez-vous, aide à l'organisation pratique des départs si nécessaire, mises à jour Siham). Suivi administratif d'exploitation Contribuer à la gestion des fournitures de l'agence. Contribuer au contrôle du Tableau des heures remplies par les encadrants pour les heures de production : contrôle de la saisie et de la cohérence des données. Remplir les heures sociales dans le Tableau des heures. Contribuer à la préparation des fichiers de facturations client. Mettre à jour le calendrier collaboratif de l'agence. Participer au suivi administratif des prestations. Des missions additionnelles peuvent vous être confiées pour effectuer toutes autres tâches connexes au besoin. PROCESSUS DE RECRUTEMENT : 1 entretien RH + 1 entretien avec le directeur COMPÉTENCES : Maîtrise de l'outil bureautique et de la saisie de données est requise. Rigueur, organisation, capacité à aller chercher l'information. QUALITÉS PERSONNELLES : Adhésion au projet social d'Ares. Autonomie, compétences relationnelles et confidentialité. RÉMUNÉRATION : semaine de 4 jours + Tickets restaurants de 9,5 € (dont 60% à la charge de l'employeur) par jour travaillé + mutuelle familiale + prime collective selon les résultats du groupe + jours de congés d'ancienneté. Tarifs préférentiels sur l'achat de matériels reconditionnés (équipement informatique chez Ateliers Sans Frontières, équipement petits électroménagers chez RepareSeb).

Le Groupe Ares, Association pour la Réinsertion Économique et Sociale, est le premier acteur de l'insertion par l'activité économique en Ile-de-France. Depuis 1991, nous favorisons l'insertion de personnes en grande exclusion (chômeurs de longue durée, jeunes sans qualification, etc.) en leur proposant un parcours d'insertion fondé sur le travail salarié et un accompagnement social et professionnel individualisé.

Expérience exigée 2 An(s)