Assistant administratif / Assistante administrative (H/F)

La SARL Groupe Delaforge est une holding ayant une trentaine de filiales dans les domaines suivants : - Hébergement touristique et activités annexes tels que les soins corporels ; - Hébergement social et activités annexes tels que l'accompagnement sociaux médico-éducatif ; - Plateforme de gestion de nuitées d'hébergement à destination des professionnels ; - Fourniture de biens et prestations de services en gros à destination des professionnels ; - Gestion foncière. En qualité de holding animateur (trice) l'ensemble de ses filiales en leur fournissant divers services dans les domaines suivants : - Assistance en matière administrative générale ; - Assistance et conseil en matière juridique et fiscale ; - Assistance informatique ; - Assistance commerciale ; - Assistance en matière d'achats ; - Assistance en matière de ressources humaines. En tant qu'assistant administratif (H/F) vos missions principales seront : Secrétariat et tâches administratives : - Accueillir, renseigner les collaborateurs du service et de l'entreprise ; - Traiter les appels téléphoniques et le courrier en lien avec ses activités ; - Gérer les agendas ou les plannings du manager, les convocations aux réunions et assemblées, organiser ses déplacements ; - Élaborer, rédiger des documents : comptes rendus, notes de synthèse, procès- verbaux d'assemblée, rapports annuels, présentations professionnelles ; - Actualiser les bases de données du service. Préparation et suivi des dossiers : - Rechercher, sélectionner les informations permettant les prises de décision et la mise en œuvre des formalités ; - Rassembler, classer les éléments constitutifs des dossiers (par exemple : dépôt de brevet, risque sanitaire, rupture de contrat de travail ; modification de contrat commercial), archiver ; - Suivre les dossiers (cohérence, progression, conclusion), en référer aux intéressés. Mise en œuvre des formalités et procédures : - Préparer la mise en forme des formalités administratives ; - Assurer ou suivre ces formalités (par exemple : annonces légales, dépôts en ligne via Infogreffe) ; - Assurer ou suivre les procédures simples de recouvrement de créance, gestion des sinistres assurances ; - Suivre l'état d'avancement des procédures liées aux installations de sécurité ; - Assurer un assistanat partagé entre plusieurs collaborateurs ; - Gérer leurs états de frais et factures ; - Communiquer les données documentaires utiles ; - Rédiger ou modifier, sous le contrôle de juristes, certains courriers ou acte.

GROUPE DELAFORGE

Expérience exigée 2 An(s)