Assistant / Assistante de direction (H/F)

Fondée en 1991, Mindray est un fournisseur mondial de solutions et dispositifs médicaux, engagé dans l'innovation pour le monitoring patient, le diagnostic In-Vitro et les systèmes d'imagerie médicale. Basée à Shenzhen, en Chine, Mindray possède un réseau mondial avec des filiales dans 32 pays et près de 15 000 employés. Nos produits sont présents dans plus de 190 pays. Missions administratives : Accueillir les invités, gérer les fax et les lettres, imprimer des cartes de visite. Répondre aux appels entrants, fournir des renseignements et rediriger les appels vers les services internes. Administrer et acheter les installations de bureau, les boissons, le café et la papeterie en respectant le budget et le processus de bon de commande. Soutenir la responsable des opérations pour l'entretien des infrastructures, organiser les réparations nécessaires et les tests réguliers des équipements électriques et dispositifs de sécurité. Prospecter des fournisseurs pour maîtriser les coûts et superviser les incidents avec le siège de Shenzhen et la compagnie d'assurance. Aider à l'achat d'ordinateurs portables/PC pour les nouveaux employés et gérer les achats de CARS en coopération avec les finances. Organiser l'hébergement et les divertissements pour les visiteurs de l'entreprise. Gérer le système téléphonique en coopération avec Europe IT et les fournisseurs externes, et suivre les tickets de dépannage. Maintenir l'espace réception/salles de réunion/cuisine en bon état et diffuser les vidéos promotionnelles pendant les heures de travail. Surveiller les systèmes de vidéosurveillance et s'assurer que les visiteurs ne sont pas invités sans rendez-vous préalable. Organiser et coordonner les réunions, formations internes et le séminaire de lancement annuel, y compris les activités de Team-Building. Envoyer des lettres d'invitation pour les demandes de visa aux collègues et distributeurs chinois à la demande du siège social. Établir les archives administratives dans le serveur MRFR L pour le partage et la traçabilité des documents. Agir en tant que premier point de contact pour la préparation du budget des immobilisations/administratif et les tâches assignées. Conserver les clés du bureau en toute sécurité et organiser les badges/clés. Effectuer les achats en respectant le processus de l'entreprise et prendre des mesures pour réduire les dépenses générales et administratives. Traiter les factures dans le système Concur. Coordonner les demandes de visa pour les cadres et employés de MRFR et apporter le soutien nécessaire aux collègues expatriés en France. Commander, réserver et entretenir les salles de réunion. Prendre en charge les créations de bases de données SAP Vendor avec Finance et remettre le relais au siège de Shenzhen. Participer à la gestion des véhicules de société dans le cadre d'une politique de maîtrise des coûts. Effectuer toute autre mission nécessaire du responsable des opérations. Accompagnement des missions Service Client/Marketing/Technique/RH : Réception des appels téléphoniques et redirection vers les services internes. Coordination avec le marketing et la logistique pour les commandes et les stocks de démonstration. Soutien à la participation aux expositions et congrès. Prospection des écoles pour trouver des stagiaires qualifiés. Soutien aux actions de publipostage et aux activités promotionnelles. Profil souhaité : Maîtrise du français et de l'anglais, le chinois est un atout. Compétences en présentation, communication et facilitation. Bonnes aptitudes relationnelles et expérience dans des environnements de forte croissance. Expertise en organisation des fonctions supports et mise en place de processus. Capacité de résolution de problèmes et d'analyse. Connaissance des outils Microsoft Office. Sens de l'organisation et des responsabilités. Capacité à travailler de manière autonome et en équipe.

MINDRAY MEDICAL FRANCE SARL

Expérience exigée 3 An(s)