Assistant / Assistante de direction (H/F)

L'assistant(e) du directeur de la communication assure - La coordination et le traitement de l'information - La relecture des différents documents édités par la direction pour validation : dossiers et communiqués de presse, dépliants, flyers, etc. - La gestion de l'agenda et des déplacements du directeur - La préparation et l'organisation des réunions (rassemblement des informations et des documents pour la constitution des dossiers correspondants) - La gestion des appels téléphoniques - La gestion du courrier (frappe et mise en forme et suivi) et des courriels, notamment de la boîte mail générique de la direction à la communication - Le suivi et la coordination des circuits de validation des documents - Le classement et le suivi des dossiers du directeur - L'accueil et l'accompagnement des nouveaux arrivants et des stagiaires - Il / elle est amené(e) à participer aux réunions avec les responsables de secteurs de la direction et à établir les relevés de décisions et comptes rendus - Assurer la coordination ainsi que le suivi des décisions Il / elle assure, en étroite collaboration avec le directeur de la communication : - Le rôle de correspondant informatique et logistique de proximité de la direction - La gestion du temps et des activités (GTA) de tous les personnels de la direction - La gestion de GAIA (Gestion, administration des identités et des attributs) - La gestion des dépenses et recettes de communication (commandes, suivi de facturation, etc.) - Le suivi, en général de toutes les actions administratives concernant la direction (juridique, financier, ressources humaines.) En complément de ses activités d'assistanat, il / elle peut être amené(e) à épauler l'équipe en charge de la communication événementielle, des partenariats institutionnels et du protocole dans l'organisation des événements (vernissage, cérémonies officielles, etc.). Sujétion : Travail possible en soirée épisodiquement Savoirs : Connaissance de l'anglais appréciée Orthographe irréprochable Bonne connaissance de l'établissement et de son fonctionnement Connaissance de l'anglais appréciée. Savoirs faire : Pratique des outils informatiques (word, excel, powerpoint, lotus notes) Savoirs être : Qualités relationnelles, sens de la communication et du travail en équipe Discrétion Sens de l'organisation. Maîtrise des délais, capacité d'anticipation, réactivité.

BIBLIOTHEQUE NATIONALE DE FRANCE

Expérience exigée 12 Mois