Assistant / Assistante de direction (H/F)

L'assistant de direction/administratif assure en collaboration ou en autonomie, nonobstant toute autre mission confiée par le responsable hiérarchique, les activités suivantes : L'accueil et communication - Assurer l'accueil physique et téléphonique - Effectuer la gestion du courrier (réception, enregistrement, distribution, affranchissement) - Assurer l'affichage des documents obligatoires - Saisir, mettre en forme, éditer et diffuser des documents selon les consignes de la Direction - Préparer la rédaction de courriers et de comptes rendus de réunions - Classer et archiver les dossiers papiers et/ou informatiques La gestion des Ressources Humaines - Participer aux tâches administratives liées aux formations (récupération des documents liés aux transports, à la restauration des salariés et aux commandes des repas) - Participer au suivi du CSE - Participer aux étapes préalables du recrutement - Contribuer et suivre les démarches administratives et logistiques liées aux formations (Inscription des salariés, transmission des attestations, réception des factures et devis, commande des repas, réservation des salles.) - Participer à la gestion administrative des travailleurs handicapés (le cas échéant) dont : gestion de la maladie des travailleurs handicapés, transmission des dates de notification MDPH, transmission et édition des éléments du solde de tout compte,. La gestion comptable - Tenir et contrôler la caisse (usagers et/ou établissement) - Participer à la réalisation de la comptabilité mensuelle de l'établissement - Assister le Directeur dans la réalisation des documents budgétaires - Participer au contrôle de gestion des dépenses courantes de l'établissement et des comptes résidents - Réceptionner les factures, les transmettre au comptable et assurer le suivi - Suivre la participation hébergement des résidents La gestion logistique - Organiser la logistique de réunions ou d'évènements et les déplacements de l'équipe ou de la Direction - Gérer les ressources matérielles courantes du service et établir des commandes (fournitures, .) - Suivre les travaux encore dans l'établissement - Suivre les factures de l'établissement La gestion des dossiers des personnes accueillies et/ou accompagnées - Gérer les dossiers administratifs de l'usager et suivre les échéances administratives - Assurer les transmissions nécessaires à la prise en charge de la personne accueillie - Préparer les différents documents afférents au suivi de la prise en charge de la personne - Gérer les demandes d'admission - Réaliser la facturation mensuelle des résidents et le suivi de l'activité en lien avec le service comptabilité du siège - Suivre les dossiers MDPH et renouvellement de l'aide sociale à l'hébergement - Transmettre les informations aux différents outils de suivi et de contrôles des autorités (via trajectoire .) La participation à la vie de l'établissement - Participer et répondre aux besoins des résidents - Participer à l'organisation des évènements - Participer au CVS (Envoi des invitations, réception des questions, compte rendu et transmission) - Participer aux réunions pluridisciplinaires Le travail en équipe et la participation au projet institutionnel - Se situer et agir au sein d'une équipe pluridisciplinaire, échanger les informations nécessaires à l'accompagnement - Concevoir, élaborer et mettre en oeuvre des actions dans le cadre du projet d'établissement - Assurer la traçabilité de ses actions dans le dossier unique de la personne accueillie et/ou accompagnée - Utiliser, mettre à jour et développer les différents outils de communication et d'informations - Participer à une veille permanente à l'évolution des connaissances techniques et théoriques du champ social ou éducatif afin de maintenir une pratique adaptée à ces évolutions - Développer et s'impliquer dans les dynamiques partenariales, institutionnelles et inter-institutionnelles... CDD de remplacement jusqu'au 15/07 avec une possibilité de renouvellement, horaires fixes

FONDATION DES AMIS DE L'ATELIER

Expérience exigée 2 An(s)