Assistant/Assistante - service réforme emploi (H/F)

Poste basé à : La Direction départementale de l'emploi, du travail et des solidarités - 13008 Marseille L'agent sera placé sous l'autorité hiérarchique de l'agent en charge de la réforme pour le plein emploi (cheffe de projet). Activités principales : Organiser et coordonner les réunions relevant de la mise en œuvre de la réforme pour le plein emploi (cheffe de projet et directrice départementale) : en interne : les réunions de l'équipe projet pour la mise en œuvre de la réforme (environ 10 personnes) ; En externe : les réunions de pilotage avec les partenaires externes (bimensuelles et à planifier à l'avance) et les réunions (dont les comités) relevant des instances de gouvernance, notamment le comité départemental pour l'emploi requérant de coordonner les agendas de la directrice de départementale et de la cheffe de projet, d'interagir avec les services de la préfecture des Bouches-du-Rhône et les secrétariats des élus des collectivités territoriales. Cette activité requiert une grande réactivité, une attention particulièrement rigoureuse dans la construction et le suivi des fichiers de contacts, dans le soin rédactionnel, dans préparation des courriels d'invitation, dans l'envoi de mailing groupés. Préparation des dossiers : Listes d'émargement des réunions, Mise en forme des dossiers (Word Excel Power point) à destination du corps préfectoral préparés par la cheffe de projet (déplacement à la préfecture à 15 min à pied) Appui au conventionnement financier (tableau de bord de suivi, préparation des conventions) Gestion de l'agenda de la cheffe de projet Assistance logistique : réservation de salles, gestion des accès parking pour les partenaires invités aux réunions Fonctions transverses / mutualisées : La personne sera également mobilisée de façon transversale/mutualisée pour organiser : les réunions hebdomadaires du service « emploi, économie, entreprises » en lien avec la directrice départementale (recueil auprès du service des points d'ordre du jour) ; et à la demande selon les pics d'activité du service gestion de la boîte de messagerie institutionnelle transverse (plusieurs services) classement, archivage

PREFECTURE DE DEPARTEMENT BOUCHES-DU-RHO

Expérience exigée 1 An(s)