Assistant de direction H/F (H/F)

Employeur GIP FCIP ALSACE, siège situé au 2 rue Adolphe Seyboth à Strasbourg Lieu de travail : Sous-préfecture de Mulhouse 2 place du Général de Gaulle à Mulhouse Rattachement hiérarchique : Directeur opérationnel du projet Ambitions Mulhouse MISSIONS PRINCIPALES : 1. Assistance administrative : - Gestion des agendas numériques du directeur opérationnel et du directeur opérationnel adjoint (prise de rendez-vous, organisation des réunions, gestion des déplacements - en lien avec l'exécutant financier du projet). - Saisie de données et mise à jour régulière des agendas des différentes actions du programme. - Rédaction et mise en forme de documents divers (comptes rendus de réunions, courriers, notes internes, avenants, conventions diverses). - Gestion des courriels et du courrier postal. - Archivage et gestion documentaire (essentiellement numérique). 2. Coordination des partenaires : - Organisation de rencontres avec les différents partenaires du programme (associations, Éducation nationale, chercheurs, etc.). - Communication avec les partenaires sur les événements ou réunions d'importance. - Maintien de relations fluides avec les secrétariats et cabinets des autorités partenaires du programme, incluant la Région Grand-Est, le CEA, la préfecture, ainsi que les responsables associatifs et politiques. 3. Gestion des relations avec la presse et les acteurs éducatifs : - Nombreux contacts avec les acteurs éducatifs de terrain, notamment dans les écoles, collèges et lycées, pour le suivi des actions et des projets. - Coordination et communication régulière avec les responsables éducatifs pour assurer la bonne mise en œuvre des projets. 4. Gestion des projets et évènements : - Aide à la planification, la coordination et le suivi des projets en lien avec le programme Ambition Mulhouse. - Organisation logistique des événements internes ou externes (séminaires, conférences, groupes de travail). - Participation à la gestion des aspects financiers des projets (suivi des budgets, facturation). - Organisation et gestion de la comitologie du programme (réunions de comité, suivi des actions). 5. Outils numériques et bases de données : - Maîtrise des logiciels de base de données, pour le suivi des projets et la gestion des informations. - Gestion des bases de données de contacts et mise à jour régulière. - Utilisation des outils numériques pour une organisation optimale des tâches quotidiennes. - Bonne maîtrise de la communication électronique (emails, agendas partagés, etc.). 6. Communication interne et externe : - Diffusion des informations internes et externes aux collaborateurs et partenaires. - Contribution à l'élaboration de supports de communication en lien avec le programme. COMPÉTENCES REQUISES : - Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et des agendas numériques. - Bonne maîtrise des logiciels de base de données (Airtable ou équivalent). - Excellentes compétences rédactionnelles en français (orthographe, grammaire). - Capacités avérées d'organisation, notamment pour la gestion de la comitologie du programme. - Sens de l'organisation et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément. - Aptitude à la communication et au travail en équipe. - Discrétion et sens de la confidentialité. - Capacités relationnelles avérées pour entretenir un contact efficace avec les secrétariats et cabinets des autorités partenaires (Région Grand-Est, CEA, préfecture, responsables associatifs et politiques). - Capacité à gérer des relations avec la presse et à entretenir des contacts avec les acteurs éducatifs de terrain (écoles, collèges, lycées). - Bonne maîtrise de la communication électronique (emails, agendas partagés). - Capacité à gérer des situations complexes ou urgentes avec calme et efficacité. - Connaissance des environnements éducatifs ou associatifs est un plus.

GIP FCIP ALSACE - AMBITIONS MULHOUSE

Expérience exigée 3 An(s)