Chargé de l'accueil / assistant de gestion administrative (H/F)

CHARGE(E) DE L'ACCUEIL : - Accueillir, orienter, renseigner le public (accueil physique et téléphonique) ; recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques/courriels ; comprendre les demandes, renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de l'administration : connaître l'organigramme et les missions des différents services, acquérir des connaissances des services afin d'apporter un premier niveau d'informations. - Assurer un accueil de qualité valorisant l'image de la collectivité - Orienter le public vers les services ou organismes compétents, accompagner et présenter les visiteurs - Animer et organiser l'espace d'accueil et d'information - Mettre à jour les outils logistiques - Assurer en lien avec le service communication la mise à jour permanente des supports d'affichage public - Tenir des registres des appels et des visites - Être force de proposition pour une amélioration continue du service - Travail en binôme : nécessité de communiquer, de transmettre les informations pour un suivi efficace des demandes - Accueillir le public lié à l'action économique de la communauté de communes - Accueillir les porteurs de projets, les partenaires du guichet unique et les acteurs économiques - Récolter et organiser les informations relatives aux publics accueillis nécessaire au suivi de l'action de la direction du développement économique - Renseigner l'outil de gestion de relation usagers (AGDE) - Représenter l'image de la collectivité auprès des partenaires économiques - Renseigner et orienter le public vers les services/professionnels concernés : identifier, qualifier la demande et apporter l'information de premier niveau aux porteurs de projets économiques ASSISTANT(E) DE GESTION ADMINISTRATIVE : - Réceptionner et transmettre au supérieur hiérarchique les courriers reçus - Après avis du supérieur hiérarchique : enregistrer et distribuer le courrier dans les services - Réceptionner les colis et les transmettre au destinataire - Assurer l'envoi des courriers de toute la collectivité - Tenir les registres des courriers « entrants et sortants » - Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique, traiter et saisir des dossiers, tenir les bases de données à jour, réaliser des publipostages - Concevoir des outils de planification et des procédures de contrôle - Répartir et planifier les activités en fonction des échéances - Être force de proposition pour une amélioration continue du service - Mise à jour du site Internet - Assurer la gestion des salles de réunion en interne et les demandes de locations (rédaction des conventions), établissement d'états des lieux, effectuer le contrôle après utilisation des salles, veiller à garder les espaces de réunions propres (lien avec l'entreprise qui réalise le ménage) - Assurer la gestion des réservations des véhicules : vérifier les réservations, délivrer les clés - Planifier les permanences et les sessions d'information et de formations des porteurs de projet Consultez notre offre en intégralité sur notre site internet ouestaveyron.fr

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