Gestionnaire de Scolarité des Masters 2 (H/F)

Mission du service / positionnement hiérarchique : Le service de la scolarité de la faculté de Pharmacie assure la gestion administrative et pédagogique des étudiants inscrits à l'UFR Pharmacie. Placé-e sous la responsabilité du responsable de service, et en collaboration avec la direction de la Graduate School Health & Drug Sciences, l'agent-e assure la gestion administrative et pédagogique des M2. Missions principales de l'agent-e : Secrétariat administratif et pédagogique mutualisé « Masters » en collaboration avec les Responsables de parcours de 2ème Année de Master (425 étudiants) : Accueil physique et téléphonique du public ; Soutien auprès des responsables de M2 durant la campagne de recrutement des étudiants en M2 (organisation jurys/tests, convocations des candidats, envoi des réponses.), et suivi des candidatures sur l'outil INCEPTION ; Gestion et suivi des recours gracieux suite à des refus lors de la sélection des étudiants (d'inscription) en M2 ; Réservation des locaux d'enseignement, soutenances et examens dont reprographie des sujets d'examens, organisation d'examens pour certains parcours ; Participation aux différentes réunions relatives aux Masters (exemples : Comité de Mention, Conseil de perfectionnement.) ; Inscriptions administratives et pédagogiques en distanciel et en présentiel des étudiants au moyen du logiciel APOGEE, comptabilité journalière des droits d'inscription encaissés, contrôle des dossiers des étudiants en apprentissage ; Saisie des notes et résultats dans APOGEE ; Publication des notes et résultats, établissement et délivrance des attestations de réussite, relevés de notes, réalisation de statistiques, diplomation ; Diffusion des informations utiles aux étudiants de Master via l'ENT de l'Université (eCampus) ; Gestion et contrôle des conventions de stage via l'outil PSTAGE ; Classement et archivage des dossiers, procès-verbaux, contrôle et envoi des diplômes ; Soutien du Chef de Service sur d'autres secteurs du Service Scolarité en cas d'absence d'agents-es ou lors des pics d'activité exceptionnels du service ; Authentification de diplômes pour des organismes extérieurs ; Aide au pilotage par la réalisation de tableaux de bords et statistiques ; Participation à l'ensemble des réunions et ateliers Scolarité organisés par l'Université Paris-Saclay ; Contrôle des diplômes et aide à la préparation de la Cérémonie de remise de diplômes de Master organisée par l'Université. Participation à l'activité du Service Scolarité : Aide ponctuelle pour les inscriptions universitaires. Profil Connaissances techniques : Maitrise des logiciels bureautiques : Suite Office, et des logiciels de gestion du domaine : APOGEE, eCampus, INCEPTION, PSTAGE. Connaissances générales : Connaissance du cursus pharmaceutique et de l'offre de formation au niveau Master de la Graduate School Health & Drug Sciences ; Connaissance de l'organisation des formations de M2 en apprentissage ; Connaissance du fonctionnement et de l'organisation de l'Université UPSaclay. Savoir-faire : Capacités rédactionnelles ; Capacité d'accueillir les populations concernées ; Capacité de s'exprimer de façon claire et concise ; Autonomie et capacités organisationnelles ; Capacité de gérer et planifier son activité en respectant les délais ; Capacité de s'adapter constamment. Savoir-être : Être à l'écoute des Responsables des différents parcours dans un esprit de collaboration ; Savoir rendre compte ; Être rigoureux ; Savoir travailler en équipe ; Avoir le sens relationnel.

UNIVERSITE PARIS-SACLAY

Expérience exigée 12 Mois