Office Manager (H/F)

Descriptif de l'entreprise partenaire Rubik School Cabinet d'avocats en droit de la famille et droit patrimonial de la famille Date de démarrage : Octobre 2025 Nous recherchons un(e) Office Manager pour assurer la coordination et le bon fonctionnement des opérations administratives, digitales et communication au sein de l'entreprise. Vous serez un(e) interlocuteur(-trice) clé pour garantir la fluidité des processus internes et accompagner l'équipe dans son quotidien. Vos missions principales : 1. Communication - Actions de communication en interne (newsletters, supports d'information). - Webmarketing communication sur les réseaux aux moyens de post et de vidéos : o Animation des réseaux sociaux du cabinet (LinkedIn, YouTube, Instagram). o Tournage de vidéos avec vous et votre associé, montage, planification et publication (2 à 3 posts par semaine). - Gestion des campagnes SEO et SEA 2. Optimisation des process et outils - Mise en place et amélioration des outils collaboratifs : gestion de projet, automatisation des tâches administratives. o Intégration de nouveaux outils digitaux et de solutions d'intelligence artificielle. o Mise en place de process et structuration de l'organisation pour fluidifier la gestion des dossiers. - Formation des équipes à l'utilisation des outils et au respect des process. - Proposition d'initiatives pour optimiser les coûts et améliorer l'efficacité des services internes. - Conduite du changement o Sensibilisation de l'équipe, soutien dans l'adoption des outils et nouveaux usages. o Capacité à entraîner l'équipe vers les objectifs fixés. - Mise en œuvre de nouveaux outils - Suivi des process 3. Support au dirigeant - Préparation et suivi des dossiers stratégiques : coordination des documents, prises de notes, et rédaction de comptes rendus. - Assistance dans la communication interne et externe : rédaction de supports, gestion des emails sensibles ou stratégiques. - Veille stratégique : recherche d'informations spécifiques pour appuyer la prise de décision. - Coordination avec les équipes et relais entre le dirigeant et les différents services pour fluidifier les échanges et le suivi des projets. ________________________________________ Stack d'outils utilisée Make Airtable Pack office Kleos - Capacité à travailler de manière autonome et proactive dans un environnement dynamique. - Capacité à porter un projet et à convaincre les collaborateurs - Excellentes compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs priorités. - Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs mentionnés. - Nous sommes ouverts à des profils plus seniors, avec un vécu professionnel significatif, notamment pour la conduite du changement. - Importance des soft skills : capacité d'entraînement, posture calme et posée, esprit vif, sens du service client. - Une expérience dans le domaine du droit peut être un plus, mais ce n'est pas un prérequis. - Les profils issus d'univers orientés service (banque, assurance, etc.) sont également pertinents pour leur sens de la relation client. - L'ambiance intergénérationnelle du cabinet nécessite une personne mature pouvant faire le lien entre les jeunes collaborateurs et l'équipe de direction.

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Expérience exigée 5 An(s)