[ORALYS]Assistant administratif (H/F) C24123

RESPONSABILITÉS : Les missions décrites ci-après sont gérées en binôme avec une autre assistante (en gras les tâches les plus récurrentes) :   - Facilitation des activités et de la logistique : - Gestion des déplacements, réservation des billets et de l'hébergement en cas de déplacements groupés - Commande de matériel et fournitures - Suivi des fournitures (réception et stockage des commandes) - Gestion des fournitures (suivi du stock et des besoins) - Suivi des demandes liées à l'Immobilier (outils interne + Excel) - Gestion d'évènements - Organisation matérielle de réunions, séminaires, plénières ou autres événements : planification, invitations, réservation des espaces, demandes des devis de restauration, appui logistiques (émargement, badges, coordination des intervenants,...) - Gestion et commande des demandes de séminaires / évènements (notamment demandes de restauration, plateaux repas, petits déjeuner) - Organisation des Cafés du SI (planification, invitations, points logistiques si besoin) - Contrôle des factures associées à ces prestations - Communication - Communication institutionnelle du pôle - Envoi de mails d'informations généraux - Mise à jour des sites SharePoint sur les informations générales (logistique, administratif,...) - Affichages dans les locaux - Communication interne / évènementiel - Création et modifications de documents (Word, Powerpoint.) - Gestion des arrivées et départs - Création et suivi du dossier administratif du nouvel arrivant - Accueil et accompagnement le jour de l'arrivée - Préparation des goodies (pour les agents) - Envoi d'un mail de bienvenue avec des liens utiles au nouvel arrivant - Mise à jour du Trombinoscope en fonction des mouvements   PROFIL RECHERCHÉ : Les incontournables : - Bonne maîtrise d'EXCEL (tableaux croisés dynamiques, formules simples) - Capacité à rédiger des mails de communication (bon orthographe, esprit de synthèse) - Sens du service et de la relation

Présent dans 25 pays, le Groupe Ortec déploie des solutions en ingénierie et travaux dans de nombreux secteurs d'activités : énergies, mines, pharmacie, chimie, défense, ferroviaire, agroalimentaire, automobile, aéronautique, spatial, collectivités. Ses 14 000 collaborateurs, en France et à l'international, assurent la conception, la réalisation et la maintenance de projets et d'installations industriels.

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