Secrétaire Bureautique (H/F)

L'entreprise L'association Autisme en Île-de-France, active depuis 30 ans, est spécialisée dans l'accompagnement de personnes avec autisme. Ouvert en 2017, l'EAM Simone Veil est le premier établissement ouvert à Paris pour adultes avec autisme. Sa capacité d'accueil est de 52 places : 33 adultes en Foyer Accueil Médicalisé avec internat (FAM) dont 6 places en FAM Hors les Murs 16 adultes en Centre d'accueil de jour (CAJM) 3 adultes en Foyer d'Hébergement (FH) diffus. Description du poste Sous l'autorité hiérarchique du directeur et en relation avec l'équipe pluridisciplinaire, vous assistez l'équipe de direction dans les missions suivantes : Missions générales : Assure l'accueil physique et téléphonique Enregistre, trie et répartit les courriers, fax et les mails, organise les envois des courriers Assure la frappe et la mise en forme de documents de l'équipe de direction Classe et archive numériquement les documents de l'établissement (courriers, dossiers des salariés, des usagers.) Transmet aux services concernés les informations nécessaires à la tenue des dossiers Regroupe et assure le suivi du stock de fournitures administratives, gère les réapprovisionnements ou achats divers du service, assure le suivi des commandes et des livraisons Prépare les variables pour transmission à la comptable sociale Participe à la vie institutionnelle : assiste à certaines réunions et en fait le compte rendu sur demande de la Direction. Réaliser la gestion des ressources humaines : Assure la finalisation du recrutement: formalités d'embauche, rédaction des contrats de travail, accueil des nouveaux salariés Gère le logiciel de Planning en lien avec les chefs de service Tient à jour les dossiers du personnel Suit les congés et jours de récupération Suit la mutuelle, la médecine du travail, arrêts de travail ou accidents de travail Gère la paye: insertion des variables de paye mensuelles et réalisation des soldes de tout compte Gère le plan de formation: recueil des besoins et souhaits, inscription, suivi financier Suivre la prise en charge des résidents : Constitue et tient les dossiers individuels des résidents en lien avec la famille et l'assistante sociale Gère les dossiers de demandes d'admissions et liste d'attente. Suit la présence des résidents. Tient à jour le tableau de présence des résidents pour exploitation comptable et facturation par le service concerné. Vie institutionnelle : Organise l'affichage institutionnel, obligatoire et règlementaire de l'établissement et veille à son actualisation. Participe à l'actualisation régulière des documents institutionnels. Assure la tenue et l'actualisation des classeurs de protocoles de l'établissement. Elabore des courriers ou notes à destination des familles. Gère et suit des plannings d'utilisation des salles de réunion, véhicules, etc. Assure la centralisation des clefs de l'établissement. Suivi de la maintenance et des prestataires : Organise le suivi général de la maintenance de l'établissement vis-à-vis des prestataires identifiés, Fait intervenir en cas de besoin les prestataires adéquats avec lesquels l'établissement est sous contrat, Le cas échéant, fait deviser de nouveaux prestataires, Rend compte des interventions, organise la centralisation de ces informations. Profil recherché Titulaire d'un BTS de secrétariat de direction ou d'Assistant Manager. Deux ans d'expérience, idéalement dans le secteur social, médico-social ou sanitaire.

SESSAD AIDERA

Expérience exigée 2 An(s)