Secrétaire Hôte d'Accueil (H/F)

Dans le cadre d'un remplacement la Faculté de Droit recherche un poste de secrétaire hôte d'accueil (H/F) qui aura en charge l'accueil physique et téléphonique de la Faculté. Poste à pourvoir à temps complet dans le cadre d'un contrat à durée indéterminée le plus rapidement possible. Missions : Accueil et interface avec l'extérieur : * Accueillir, renseigner et orienter des personnes (fournisseurs, visiteurs, personnels administratifs, enseignants et étudiants). * Réceptionner, traiter ou rediriger des appels téléphoniques et /ou des messages électroniques vers les personnes concernées. * Anticiper la qualité de la relation (par exemple, confirmer un accès au parking avant la venue d'un invité, etc.), favoriser un environnement propice à un accueil agréable et approprié. * Assurer le lien entre les étudiants et les enseignants en collaboration avec le service scolarité. Travaux administratifs courants : * Gérer le courrier : distribution. * Réaliser la saisie et la mise à jour des données/fichiers, relatifs à son domaine d'activité. * Transcrire, mettre en page, reproduire, diffuser et archiver des documents de diverses natures (courriers, notes, comptes-rendus, tableau, planning, etc.). * Réceptionner, trier, transmettre, envoyer et classer des documents de diverses natures (notamment envoi des diplômes). * Réaliser la prise de rendez-vous si nécessaire. * Gérer la production / distribution de polycopiés en lien avec le Service Reprographie. * Gérer les absences des étudiants. Organisation logistique : * Recueillir les besoins et gérer (ou participer à) la réservation des salles et/ou matériels attachés à l'entité. * Veiller à la bonne tenue des moyens pédagogiques et relayer les dysfonctionnements au service compétent. * Gérer la réception et la transmission des badges pour intervenants extérieurs * Gérer les inscriptions des étudiants à des dispositifs pédagogiques spécifiques * Gérer le matériel et tenir les registres de prêts (ordinateur, câbles etc.) Dossiers transversaux : * Prise en charge de dossiers administratifs en relation avec les Etudes ou avec d'autres services de la Faculté * De manière transversale, participer aux projets et à la vie de la Faculté. * Gérer des demandes concernant les candidatures, inscriptions et réinscriptions. Profil : * Avoir le sens du relationnel et du respect de la confidentialité, être organisé(e), polyvalent(e) et rigoureux(se), faire preuve de réactivité, d'esprit d'initiative, être dynamique. * Faire preuve d'une capacité à accueillir et à rendre service. * Maitrise des techniques de secrétariat et de la bureautique. (Word, Excel, Outlook, Access) * La maitrise de l'anglais est un véritable plus. Dans le cadre de notre politique diversité, nous portons une attention particulière, à compétences égales, aux candidatures des personnes en situation de handicap.

INSTITUT CATHOLIQUE DE LILLE

Expérience exigée 2 An(s) - sur même type de poste