Assistant administratif / Assistante administrative (H/F)

Missions principales - Accueil téléphonique et physique ; - Organisation des réunions, des manifestations ponctuelles et des formations mises en place organisées par l'UDOGEC 33 ; - Réception, traitement et diffusion de l'information relative à l'UDOGEC 33 auprès des personnes, organismes ou partenaires concernés ; - Renseignement et information des Présidents et membres des Bureau d'OGEC, des chefs d'établissement et autres partenaires ; sur le fonctionnement de leur association ; - Partage des informations pertinentes ; - Missions administratives et de gestion courante : mise en forme et traite du courrier, de rapports de CA et gestion des mails ; - Suivi des dossiers de l'association (classement et tenue des Comptes-rendus de CA, de l'AG, statuts, etc.), archivage ; - Gestion des services civiques (site internet, accompagnement des chefs d'établissement.) et des formations obligatoires ; - Suivi administratif des dossiers confiés par le Secrétaire Général et autres dossiers en cours ; - Relation directe avec les autres permanents, les administrateurs, les établissements et les partenaires de l'UDOGEC 33 ; - Information de son supérieur hiérarchique ou de la présidence avant toute prise de décision ; - Gestion des agendas (Secrétaire Général, présidence) et rappel des échéances et des dossiers importants ; - Remise en banque des chèques reçus par courrier en lien avec le service comptable ; - Secrétariat de l'UROGEC NA. Responsabilités et Autonomie - Capacité à travailler de manière autonome, mais souci de rendre compte, sous la responsabilité du Secrétaire Général. Expérience professionnelle souhaitée - Compétences requises : - Très bonne maîtrise des outils informatiques (PowerPoint, Word, Excel, office 365, Outlook, Teams, Access.) ; - Possibilité de déplacement en Gironde ; - Capacité à mettre en place la gestion courante de l'association et les actes administratifs, à gérer les appels et les demandes ; - Archivage et saisie ; - Capacité de rédaction et de synthèse ; - Savoir planifier et coordonner tous les aspects logistiques d'un évènement, d'une réunion. Qualités et savoir-être - Respect du caractère propre de l'association et des consignes ; - Rigueur, discrétion et respect de la confidentialité ; - Qualité rédactionnelle ; - Polyvalence, proactivité et autonomie ; - Facilité de passer d'une mission à une autre et gérer les urgences ; - Réaliser un retour régulier à son responsable (sur avancement missions, les éventuels problématiques, les besoins.) ; - Patience et gestion efficace du temps ; - Compétences organisationnelles ; - Esprit d'équipe, bienveillance, adaptabilité et sociabilité ; - Bonne communication, fiabilité et aisance relationnelle ; - Esprit d'analyse et de synthèse.

UNION DEP ORGANISM GESTION ENS CATHOLI33

Expérience exigée 6 Mois