Assistant de direction (réf. DPL2) (H/F)

La Direction Patrimoine et Logistique (DP&L) de Sorbonne Université, met en œuvre la stratégie immobilière, d'exploitation et de valorisation du parc immobilier de l'Université. L'assistant ou assistante de direction est rattaché.e au pôle administration-finance (PAF) de la Direction. Ce poste est à pourvoir au sein des Directions Interfacultaires - http://www.sorbonne-universite.fr Localisation : 18, rue de la Sorbonne, 75005 Paris Libellé de Fonctions : Assistant-e de direction Catégorie : B Corps : TECH BAP : J4C42 - Technicien-ne en gestion administrative Poste ouvert aux titulaires et contractuels (CDD de 3 ans) Activités principales : Placé(e) sous la responsabilité du-de la directeur-rice adjoint(e), l'assistant - assistante de direction a pour mission d'assurer des fonctions de secrétariat auprès de la direction ainsi que d'assistanat sur les activités administratives, financières et de gestion du personnel. Il/Elle assure également le rôle de référente « Archivage » pour la direction. Il/Elle assure le secrétariat du directeur, du directeur adjoint et de l'expert immobilier - coordinateur du pôle patrimoine et des chefs de service, et à ce titre exerce les activités suivantes : - Gestion des agendas de la direction et contrôle des échéances (organisation des rendez-vous, réunions, déplacements.) - Accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers, partenaires, visiteurs, etc.) - Gestion du courrier, des parapheurs physiques et électroniques (enregistrement, mise en œuvre des documents, relecture, etc.) - Soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité de la direction, de l'organisation de manifestations (réunions, séminaires.) Il/Elle participe à la gestion administrative, financière, RH et de la communication interne de la DPL en appliquant les procédures dédiées : - Rédaction et mise en forme de documents administratifs (PV, comptes-rendus, courriers, notes.) - Organisation et suivi des missions des agents de la DPL, en concertation avec le SBF - Accueil des nouveaux arrivants (mobilier, informatique, téléphonie, clés/badges, cartes de cantine.) et suivi de formalités (procès-verbal d'installation, emploi du temps.) - Suivi des congés et absences (réception et gestion des justificatifs d'absence, mise à jour de GABS.) - Suivi des campagnes RH et des tableaux de bord afférents (EP, LA ITRF, TA ITRF, CET.) - Suivi du plan de formation annuel de la direction (alimention du tableau de bord de suivi des demandes de formation à partir des EP, remise des attestations de formation aux agents.) - Mise à jour de supports de communication internes : Guide des usagers DPL du site Champollion, organigramme. - Réponse aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur - Sélection et diffusion de l'information en interne et en externe Il/Elle assure les missions de référente « Archivage » au sein de la DPL et accompagne les services dans la gestion de leur archivage : - Assurer le lien avec le Service des Archives et du recueil des Actes (SARA) - Accompagner les services dans le tri de leurs documents - Préparer le versement et les éliminations - Rédiger les bordereaux, et les envoyer au SARA - Coordonner le transfert des archives

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