ASSISTANT(E) DE DIRECTION (H/F)

MISSION 1 : Secrétariat de la Direction de l'Offre de Soins -Mettre en œuvre les modalités de fonctionnement du secrétariat de la Direction de l'Offre de Soins (RDV, échéances, préparation de réunions, fournitures .) en lien avec les assistantes des Sous-Directions et des Pôles de la Direction de l'Offre de Soins et le secrétariat du Directeur Général -Prendre en charge le traitement et le suivi du courrier entrant - notamment pour le site de Lille -ainsi que du courrier sortant -Contribuer à la mise en place de la dématérialisation de la chaîne du courrier entrant via l'applicatif dédié, et participer aux formations liées à cet outil en interne de la Direction de l'Offre de Soins -Assurer la continuité de l'activité de la Direction, en lien avec les secrétariats des Sous-Directions et Services, des différents sites, composant la Direction de l'Offre de Soins -Contribuer à la gestion des relations internes et externes de la DOS : Accueil téléphonique et/ou physique, orientation des différents interlocuteurs, transfert d'informations MISSION 2 : Gestion des agendas de la Direction de l'Offre de Soins Assurer le secrétariat des membres de la Direction de l'Offre de Soins et plus particulièrement : - Organiser et gérer les RDV, les réunions et les déplacements, suivre les échéances - Assurer la préparation et le suivi des dossiers divers - Gérer la messagerie de la BAL fonctionnelle de la Direction : réponse, information, recherche, diffusion et archivage des informations nécessaires (outil dédié) - Elaborer, mettre en forme et rédiger des courriers, des documents et des comptes rendus de réunion Partenaires internes : - Tous les services DOS - Toutes les directions de l'ARS Partenaires externes : - Les établissements de santé, fédérations, organisations syndicales - Les collectivités territoriales, - Les organismes d'assurance maladie - DGOS, CNG - Les ARS des différentes régions CDD d'un an : CDIsation possible. Profil recherché : Bac + 2 Assistant de direction Compétences recherchées : -Bureautique (Outlook, Excel, Powerpoint) -Rédaction de mails, courriers, à destination des partenaires externes -Rigueur -Prise d'initiatives -Discrétion Spécificités liées au poste : -Poste à temps plein -Horaires d'ouverture au public de l'ARS (8h30-17h30) -Horaires tardifs possibles : 1 ou 2 fois par mois (environ 18h - 18h30) ; et sous réserve d'un besoin lié aux agendas de la Direction) -Possibilité de télétravailler 1 journée par semaine après aval de la Direction et autonomie dans les missions Qualité de vie à l'ARS: -Accompagnement à la prise de poste -Télétravail : 1 j./sem après une période de formation -Horaires variables (conciliation vie privée/professionnelle) -Participation financière transports / Forfait mobilité / Mutuelle / Véhicules de service -Aménagement poste de travail adapté possible (dont RQTH) -Prestations comité d'agence La fiche de poste complète est consultable sur notre site internet : https://www.hauts-de-france.ars.sante.fr/lars-hauts-de-france-recrute

ARS

Expérience exigée 2 An(s)